ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 2013 & (ΑΠΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ) -ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 2014

πογραφή αποθεμάτων 2013

ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ

Σύμφωνα με τον Κ.Φ.Α.Σ.  άρθρο 4 παρ. 10 περ. 2, από 1/1/2013,  τα αποθέματα θα απογράφονται στο βιβλίο ή σε καταστάσεις  απογραφής διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο. Η καταχώρηση, η οποία περιλαμβάνει το είδος, τη μονάδα μέτρησης, την ποσότητα, την κατά μονάδα αξία, στην οποία αποτιμήθηκε κάθε είδος, καθώς και τη συνολική του αξία, γίνεται με μία εγγραφή για ολόκληρη την ποσότητα κάθε είδους αγαθού, για κάθε αποθηκευτικό χώρο. Τα πιο πάνω αναφερόμενα αγαθά που βρίσκονται σε υποκατάστημα ή σε αποθηκευτικό χώρο καταχωρούνται διακεκριμένα στο βιβλίο απογραφών της έδρας και τα δεδομένα των αγαθών αυτών δίνονται άμεσα στον έλεγχο που διενεργείται στο υποκατάστημα ή στον αποθηκευτικό χώρο.
Η ποσοτική καταχώριση των αποθεμάτων στο βιβλίο απογραφών ή σε καταστάσεις μέχρι την 20η ημέρα του μεθεπόμενου μήνα από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου.
Η ενημέρωση του βιβλίου απογραφών με την αξία των αποθεμάτων και των λοιπών περιουσιακών στοιχείων καθώς και το κλείσιμο του ισολογισμού μέχρι την εμπρόθεσμη υποβολή της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος.

Η ορθή απογραφή πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
-    Είδος αγαθού
-    Ποσότητα αγαθού
-    Μονάδα μέτρησης
-    Αξία ανά μονάδα
-    Συνολική αξία αγαθού.

Πρέπει να τονισθεί ότι η απογραφή πρέπει να συντάσσεται κατά αποθηκευτικό χώρο με σαφή μνεία της διεύθυνσής του.

Πρακτική εφαρμογή Βιβλίου Απογραφής

Βιβλίο Απογραφών-Αποτίμηση αποθεμάτων

O υπόχρεος, ο οποίος τηρεί διπλογραφικά βιβλία, τηρεί βιβλίο απογραφών στο οποίο καταγράφει και αποτιμά ύστερα από καταμέτρηση όλα τα στοιχεία της επαγγελματικής του περιουσίας που βρίσκονται στην κατοχή του κατά τη λήξη της διαχειριστικής του περιόδου.

Για την αποτίμηση των στοιχείων της απογραφής εφαρμόζονται οι κανόνες αποτίμησης που ορίζονται από το Ε.Γ.Λ.Σ., επιφυλασσομένων άλλων ειδικότερων σχετικών διατάξεων όπως του Ν. 2190/1920. Σημειώνεται ότι οι διατάξεις αυτές δεν θέτουν περιορισμό για την αλλαγή της μεθόδου αποτίμησης, επιφυλασσομένων όμως άλλων ειδικότερων σχετικών διατάξεων όπως του Ν. 2190/1920. Περιορισμός όμως τίθεται με το άρθρο 25 του Ν.4172/2013, που ισχύει από 1/12014, όπου ορίζεται ότι  ο φορολογούμενος δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιήσει διαφορετική μέθοδο αποτίμησης κατά τα τέσσερα (4) έτη μετά το φορολογικό έτος κατά το οποίο χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά η μέθοδος αποτίμησης που εφάρμοσε η επιχείρηση.
Διευκρινίζεται ότι οι σχετικές αποφάσεις της Ε.Λ.Β. που αφορούν αλλαγή μεθόδου αποτίμησης εξακολουθούν να ισχύουν, σύμφωνα με τις διατάξεις των μεταβατικών διατάξεων της παραγράφου 4 του άρθρου 14 του Κ.Φ.Α.Σ.

Τρόπος τήρησης βιβλίου απογραφών

Τα αποθέματα καταγράφονται στο βιβλίο απογραφών, ή σε απλότυπες καταστάσεις, διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο.
Τα πιο πάνω δεδομένα των αποθεμάτων του υποκαταστήματος ή του αποθηκευτικού χώρου πρέπει να δίνονται άμεσα από την έδρα στον έλεγχο που διενεργείται στην εγκατάσταση που αφορούν.

Σημειώνεται ότι τα αποθέματα όλων των αποθηκευτικών χώρων που βρίσκονται στο ίδιο ή σε συνεχόμενο κτιριακό χώρο με την έδρα ή άλλο υποκατάστημα ή άλλο αποθηκευτικό χώρο δύνανται να καταχωρούνται ενιαία στο βιβλίο απογραφών ή στις καταστάσεις απογραφής.

Διευκρινίζεται ότι από την διαχειριστική χρήση 2013 και μετά, δεν τηρούνται διπλότυπες πλέον καταστάσεις απογραφής για τα υποκαταστήματα και τους αποθηκευτικούς χώρους που βρίσκονται σε απόσταση πάνω από 50 χιλιόμετρα από την έδρα, όπως ίσχυε μέχρι την διαχειριστική χρήση του 2012. Επίσης δεν υπάρχει πλέον υποχρέωση καταγραφής της ποσοτικής καταμέτρησης των αποθεμάτων σε θεωρημένα έντυπα ή CD-ROM.

Χρόνος ενημέρωσης

Η ποσοτική καταχώρηση των αποθεμάτων στο βιβλίο απογραφών, το οποίο τηρείται αθεώρητο, ή σε καταστάσεις απογραφής, οι οποίες επίσης είναι αθεώρητες, διενεργείται, σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 12  του άρθρου 4 του Κ.Φ.Α.Σ, μέχρι την 20η ημέρα του μεθεπόμενου μήνα από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου και η αξία των αποθεμάτων και των λοιπών περιουσιακών στοιχείων καθώς και το κλείσιμο του ισολογισμού καταχωρούνται στο βιβλίο απογραφών μέχρι την εμπρόθεσμη υποβολή της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος.

Απογραφή αποθεμάτων που βρίσκονται σε τρίτους

Τα αποθέματα τα οποία κατά τη λήξη της διαχειριστικής χρήσεως βρίσκονται σε τρίτους, για οποιοδήποτε σκοπό καταχωρούνται στο βιβλίο απογραφών κατά τρίτο και όχι κατά αποθηκευτικό χώρο τρίτου, θεωρούμενος ο τρίτος ως ένας αποθηκευτικός χώρος. (Κ.Φ.Α.Σ άρθ.4,παρ.10.2).

Απογραφή αποθεμάτων τρίτων

Στο βιβλίο απογραφών καταχωρούνται πλέον τα αποθέματα κυριότητας άλλου υπόχρεου απεικόνισης συναλλαγών που βρίσκονται κατά τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου στις εγκαταστάσεις του και απογράφονται κατ’ είδος και ποσότητα, εφόσον τα δεδομένα αυτά δεν προκύπτουν από άλλα βιβλία. (Κ.Φ.Α.Σ άρθ.4,παρ.10δ).

Απογραφή αποθεμάτων και Δ.Λ.Π.

Όταν τα λογιστικά βιβλία τηρούνται σύμφωνα με τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα (Δ.Λ.Π.), η αξία των μενόντων αποθεμάτων των ιδιοπαραχθέντων έτοιμων προϊόντων και της παραγωγής σε εξέλιξη, όπως αυτή προσδιορίζεται με βάση τα Δ.Λ.Π. δεν αναπροσαρμόζεται με τις διαφοροποιήσεις στοιχείων κόστους μεταξύ λογιστικής και φορολογικής βάσης. Οι διαφορές αυτές, εφόσον υπάρχουν, ποσοτικοποιούνται σε ετήσια συνολική βάση, ανεξάρτητα αν αποτελούν στοιχεία κόστους των πωληθέντων ή των μενόντων προϊόντων και καταχωρούνται στον Πίνακα των Φορολογικών Αποτελεσμάτων Χρήσης και στον Πίνακα Συμφωνίας Λογιστικής Φορολογικής Βάσης (Π.Σ.Λ.Φ.Β.), που ορίζονται από τις διατάξεις της παραγράφου 14 του άρθρου  4 του Κ.Φ.Α.Σ.
Απογραφή έναρξης

Σημειώνεται ότι σύμφωνα με τις αρχές της λογιστικής επιστήμης (Ε.Γ.Λ.Σ.) ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών, ο οποίος πρόκειται να τηρήσει για πρώτη φορά υποχρεωτικά ή προαιρετικά διπλογραφικά βιβλία, συντάσσει απογραφή έναρξης στις προαναφερόμενες προθεσμίες, που ισχύουν για την απογραφή λήξης.

Απογραφή αποθεμάτων όταν τηρείται απλογραφική μέθοδος

Σύμφωνα με το άρθρο 4 παρ.16 του Κ.Φ.Α.Σ., ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών που εντάσσεται σε τήρηση απλογραφικών βιβλίων (Βιβλίο εσόδων-εξόδων), τηρεί Βιβλίο απογραφών ή καταστάσεις απογραφής, εφόσον τα ετήσια ακαθάριστα έσοδά του από την πώληση αγαθών υπερέβησαν το όριο των εκατό πενήντα χιλιάδων (150.000) ευρώ. Τα έσοδα της πρώτης διαχειριστικής περιόδου δεν ανάγονται σε ετήσια βάση. Οι σχετικές αποφάσεις (όπως η Α.Υ.Ο. ΠΟΛ.1134/14.12.2004 ), με τις οποίες απαλλάσσονται ορισμένοι υπόχρεοι απεικόνισης συναλλαγών της Β΄ κατηγορίας από την τήρηση βιβλίου απογραφών και κατάρτισης απογραφής, ισχύουν και για την απογραφή της χρήσης αυτής.

Σύμφωνα με το άρθρο 4 παρ.20, στο βιβλίο απογραφών ή σε καταστάσεις απογραφής καταχωρούνται τα εμπορεύματα, τα προϊόντα, τα ημιέτοιμα, οι Α΄ και Β΄ ύλες καθώς και τα υλικά συσκευασίας, τα οποία κατέχει ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών κατά τη λήξη της διαχειριστικής του περιόδου και βρίσκονται σε δικές του εγκαταστάσεις ή σε εγκαταστάσεις τρίτων. Η καταχώρηση αυτή γίνεται με τον τρόπο που ορίζεται με τις διατάξεις της περίπτωσης α΄ της υποπαραγράφου 10.2 της παραγράφου 10 του άρθρου 4. Τα πιο πάνω αναφερόμενα αγαθά που βρίσκονται σε υποκατάστημα ή σε αποθηκευτικό χώρο καταχωρούνται διακεκριμένα στο βιβλίο απογραφών της έδρας και τα δεδομένα των αγαθών αυτών δίνονται άμεσα στον έλεγχο που διενεργείται στο υποκατάστημα ή στον αποθηκευτικό χώρο.

Σημειώνεται ότι στην περίπτωση που δεν διενεργείται απογραφή (ακαθάριστα έσοδα μέχρι και 150.000 ευρώ ή απαλλασσόμενες δραστηριότητες σύμφωνα με τις σχετικές αποφάσεις), ως απογραφή λήξης της χρήσης 2013 λαμβάνεται το ποσοστό 10% επί των αγορών της χρήσης αυτής, με βάσει τις διατάξεις της περίπτωσης γ΄ της παραγράφου 1 του άρθρου 31 του Ν. 2238/1994 .

Αν προαιρετικά έχει διενεργηθεί απογραφή έναρξης και λήξης (εφόσον υπάρχουν ακαθάριστα έσοδα μέχρι και 150.000 ευρώ ή απαλλασσόμενες δραστηριότητες σύμφωνα με τις σχετικές αποφάσεις), για τον προσδιορισμό του καθαρού εισοδήματος λαμβάνονται υπόψη τα δεδομένα αυτών, με την προϋπόθεση ότι θα συνεχισθεί η σύνταξη των απογραφών για μια τριετία από τη σύνταξη της πρώτης προαιρετικής απογραφής λήξης. (περίπτωση γ΄ της παρ. 1 του άρθρου 31 του Ν. 2238/1994).

Αν δεν τηρηθεί η υποχρέωση αυτή, επιβάλλονται οι προβλεπόμενες από τις διατάξεις του Ν. 2523/1997 κυρώσεις για τη μη σύνταξη απογραφής, για την διαχειριστική χρήση 2013.

Επισημαίνεται ότι, σύμφωνα με το Ν. 4172/2013 που ισχύει από 1/1/2014, δεν υπάρχουν διατάξεις που επιτρέπουν την απαλλαγή από τη διενέργεια πραγματικής απογραφής

Το βιβλίο ενημερώνεται, με την ποσοτική καταχώρηση των αποθεμάτων, μέχρι την 20η Φεβρουαρίου του επόμενου έτους, η δε αξία τίθεται μέχρι τον χρόνο της εμπρόθεσμης υποβολής, της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος.
Η απογραφή των εμπορεύσιμων αγαθών των επιτηδευματιών της δεύτερης κατηγορίας μπορεί να καταχωρείται χειρόγραφα ή μηχανογραφικά, σε χωριστές σελίδες της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου εσόδων – εξόδων ή σε ιδιαίτερες σελίδες του χειρόγραφα τηρούμενου βιβλίου.

Απαλλασσόμενες επιχειρήσεις της απογραφής

Σύμφωνα με την ΠΟΛ.1134/14.12.2004, οι επιτηδευματίες που τηρούν απλογραφικά  βιβλία (δεύτερης κατηγορίας). έχουν δε ως κύριο αντικείμενο των εργασιών τους (άνω του 50% του συνόλου των ακαθάριστων Εσόδων) μία από τις πιο κάτω δραστηριότητες, απαλλάσσονται από την υποχρέωση τήρησης βιβλίου απογραφών και την κατάρτιση απογραφής εμπορεύσιμων περιουσιακών στοιχείων (αποθεμάτων) κατά την 31η Δεκεμβρίου 2004 και έως την 31/12/2013.

1. Εκμετάλλευση λατομείου (απλή εξόρυξη αργών λίθων – επεξεργασία λατομικών προϊόντων).
2. Κατασκευή ή εμπορία σφραγίδων, επιγραφών, σημάτων.
3. Εκμετάλλευση τυπογραφείου γενικά.
4. Φωτογραφείο και εργαστήριο εμφανίσεως Φίλμς – Εκτυπώσεις φωτογραφιών γενικά.
5. Επιχειρήσεις εκδόσεως εφημερίδων και περιοδικών.
6. Βιβλιοδετείο.
7. Εργαστήριο φωτοτυπιών και πολυγραφήσεων.
8. Αρτοποιείο, πρατήριο άρτου, ειδών αρτοποιίας και ζαχαροπλαστικής, εργαστήριο ζαχαροπλαστικής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
9. Γαλακτοζαχαροπλαστείο και γαλακτoπώλης γενικά (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
10. Εμπορία Ειδών διατροφής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
11. Εμπορία νωπών και κατεψυγμένων ιχθύων (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
12. Οπωρολαχανοπώλης (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
13. Ελαιοτριβείο.
14. Αλευρόμυλος,
15. Εμπορία ρακών ή απορριμμάτων.
16. Εμπορία ψιλικών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
17. Πρακτορείο εφημερίδων και περιοδικών γενικά.
18. Ανθοπωλείο.
19. Ο Επιτηδευματίας που διατηρεί Εστιατόριο. Ζαχαροπλαστείο, Κέντρο Διασκέδασης, Μπάρ, Καφετέρια, κυλικείο, αναψυκτήριο και λoιπά συναφή.
20. Ξενοδοχειακές επιχειρήσεις.
21. Ο Επιτηδευματίας που ασχολείται με την κατασκευή ιδιωτικών ή δημόσιων τεχνικών έργων (τεχνικές επιχειρήσεις).
22. Εμπορία Ειδών βιβλιοπωλείου (πώληση χονδρική – λιανική).
23. Εμπορία ειδών Χαρτοπωλείου (φάκελοι, γραφική ύλη. κ.λ.π.) ειδών σχεδιάσεως και συναφών οργάνων (πώληση χονδρική – λιανική).
24. Επιχειρήσεις εκδόσεως βιβλίων γενικά.
25. Ο Επιτηδευματίας που ενεργεί επεξεργασία για λογαριασμό τρίτων (φασόν).
26. Ο Επιτηδευματίας που πωλεί αγαθά για λογαριασμό τρίτων.
27. Φαρμακείο.
28. Εργαστήρια τυροπιττών και συναφών ειδών (πώληση χονδρική – λιανική). Φαρμακείο.
29. Ο Επιτηδευματίας που πωλεί ηλεκτρονικά ανταλλακτικά και εξαρτήματα (χονδρική – λιανική).
30. Υλικά ραπτικής και υποδηματοτοιϊας (χονδρική – λιανική).
31. Έμπορος σιδηρικών εργαλείων χειρός και ειδών κιγκαλερίας (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
32. Είδη υγιεινής διατροφής (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική)
33. Παλοιοσίδερα, σίδηρος και παλαιά μέταλλα (σκράπ).
34. Μεταχειρισμένα ανταλλακτικά αυτοκινήτων και λοιπών αυτοκινούμενων μηχανημάτων (που αγοράζονται με το Βάρος). Σε περίπτωση σύνταξης απογραφής των Ειδών αυτών, αυτή μπορεί να διενεργείται με το βάρος και όχι κατ΄ είδος.
35. Εμπορία Ψιλικών και Ζαχαρωδών προϊόντων (πώληση χονδρική – λιανική).
36. Εμπορία παλαιών γραμματοσήμων και συναφών.
37. Έμπορος ψιλικών – κλωστικών ραφής και πλεξίματος, νημάτων, εργοχείρων, κεντημάτων και συναφών ειδών (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
38. Αγρότες και αγροτικές εκμεταλλεύσεις.
39. Παλαιοπώλης (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
40. Έμπορος μεταχειρισμένων ειδών ένδυσης και υφασμάτων λαϊκής κατανάλωσης (που αγοράζονται ή πωλούνται με το βάρος).
41.Έμπορος ψευδοκοσμημάτων γενικά (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).
42. Έμπορος αγαθών που προέρχονται από πλειστηριασμούς.
43. Πρατηριούχος καπνοβιομηχανικών προϊόντων.
44. Έμπορος ωδικών πτηνών, μικρών ζώων, τροφών και εξαρτημάτων αυτών, διακοσμητικών ψαριών, πτηνών, ζώων και συναφών (πώληση λιανική, ή κυρίως λιανική).
45. Έμπορος ψευδοκοσμημάτων γενικώς (πώληση χονδρική ή κυρίως χονδρική).
46. Έμπορος χρωμάτων βερνικιών ατόκων και λοιπών συναφών (λιανικώς ή κυρίως λιανικώς).
47. Κτηνιατρικά φαρμακεία.
48. Πώληση Τηλεκαρτών.
49. Πώληση Καρτών κινητής τηλεφωνίας.
50. Κρεοπώλες (πώληση λιανική ή κυρίως λιανική).

Ο πρατηριούχος υγρών καυσίμων που τηρεί βιβλία Β΄ κατηγορίας και εμπορεύεται παράλληλα με το πετρέλαιο, λιπαντικά, τσιγάρα και άλλα είδη (αξεσουάρ, μικροανταλλακτικά, αναψυκτικά και λοιπά, συναφή είδη) για την υποχρέωση σύνταξης απογραφής των λοιπών εμπoρευομένων ειδών (πλην πετρελαίου, λιπαντικών και τσιγάρων) της 31.12.2004 και λήγει την 31/12/2013., κρίνεται αυτοτελώς με βάση τα ακαθάριστα έσοδα από την πώληση αυτών. Για την υποχρέωση σύνταξης απογραφής για το πετρέλαιο, τα λιπαντικά και τα τσιγάρα κρίνεται με βάση τα συνολικά ακαθάριστα έσοδά του από την πώληση όλων των αγαθών που εμπoρεύεται.

Διαφορές απογραφής  αποθεμάτων

Τα ελλείμματα και τα πλεονάσματα που διαπιστώνονται κατά τη φυσική  απογραφή που διενεργείται στο τέλος της χρήσεως ή και ενδιάμεσα αυτής, προσδιορίζονται  ως διαφορές απογραφής.
Τα ελλείμματα και τα πλεονάσματα κατά την απογραφή εντοπίζονται μόνον εφόσον τηρούνται ιδιαίτερες καρτέλες για κάθε είδος αποθέματος κατά την εισαγωγή, εξαγωγή, ποσότητα και αξία.
Όταν δεν τηρούνται καρτέλες αποθήκης κατ’ είδος αποθέματος, δεν είναι  εφικτό να προσδιορισθούν ελλείμματα και πλεονάσματα κατά είδος αποθέματος. Στην προκειμένη περίπτωση τα ελλείμματα και τα πλεονάσματα επηρεάζουν τις ποσότητες απογραφής, και κατ’ επέκταση και την αξία των τελικών αποθεμάτων με άμεση συνέπεια τον επηρεασμό του αποτελέσματος σε επίπεδο εταιρείας μέσω του κόστους πωληθέντων  ή αναλωθέντων.

Κατηγορίες διαφορών απογραφής 

Kατά την απογραφή είναι σκόπιμο να τακτοποιούνται λογιστικά στις καρτέλες του βιβλίου αποθήκης (ανάλυση του Λογαριασμού 94. της αναλυτικής λογιστικής).   με διακεκριμένη καταχώρηση σε κάθε μερίδα με την ένδειξη «ελλείμματα» ή «πλεονάσματα».
Με τις διαφορές απογραφής επηρεάζουμε πάντοτε τη στήλη των εξαγωγών σε περίπτωση τήρησης Βιβλίου  Αποθήκης (ανάλυση του Λογ/σμού 94. της αναλυτικής λογιστικής). Καταχωρούμε τα πλεονάσματα αφαιρετικά στη στήλη των εξαγωγών και τα ελλείμματα προσθετικά στη στήλη των εξαγωγών.

α) Σε φυσιολογικές διαφορές: Τέτοιες είναι αυτές που προέρχονται από τη φυσική αποζημίωση των αποθεμάτων καθώς επίσης και από την εσφαλμένη ζύγιση ή μέτρηση κατά την παραλαβή των αγαθών.
Κατά το Ε.Γ.Λ.Σ. οι φυσιολογικές διαφορές απογραφής των αποθεμάτων λήξεως τακτοποιούνται επηρεάζοντας αυξητικά ή μειωτικά το κόστος πωληθέντων ανάλογα με το εάν πρόκειται για έλλειμμα ή πλεόνασμα αντίστοιχα.
β) Σε μη φυσιολογικές διαφορές: Στην κατηγορία των μη φυσιολογικών διαφορών απογραφής ανήκουν οι απώλειες  και οι κλοπές.
Εάν τα απολεσθέντα ή κλαπέντα αποθέματα είχαν ασφαλιστεί κατά τη διάρκεια της κλοπής ή της απώλειας, τότε σύμφωνα με τη γνωμάτευση 107/1110/1992, θα διενεργηθούν οι παρακάτω εγγραφές.

γ) Σε λογιστικές διαφορές: Προέρχονται κυρίως από λάθη που γίνονται κατά την τήρηση των μερίδων του βιβλίου αποθήκης. Για παράδειγμα κατά την πώληση ενός προϊόντος,  μπορεί άλλος κωδικός να καταγραφεί στο Τ.Π.Δ.Α. και άλλο προϊόν να παραδοθεί στον πελάτη. Στην  προκειμένη περίπτωση στον πρώτο κωδικό θα υφίσταται πλεόνασμα και στον δεύτερο κωδικό ισόποσο έλλειμμα. Με έκδοση συμψηφιστικού λογιστικού σημειώματος, διορθώνονται οι μερίδες αποθήκης, επηρεάζοντας πάντοτε τη στήλη των εξαγωγών αρνητικά όταν υπάρχει πλεόνασμα και  θετικά όταν υπάρχει έλλειμμα.
Διαφορές απογραφής και φορολογία εισοδήματος
Από άποψη φορολογίας εισοδήματος τα πλεονάσματα απογραφής, προσαυξάνουν το φορολογητέο εισόδημα της χρήσεως, ενώ σχετικά με τα ελλείμματα  γίνονται δεκτά τα ακόλουθα:
-    Τα φυσιολογικά ελλείμματα για τα οποία δεν υπάρχει αμφισβήτηση, εκπίπτουν από τα  φορολογητέα έσοδα.
-    Τα ελλείμματα που κρίνονται μη  δικαιολογημένα και για τα οποία δεν υπάρχουν στοιχεία, που να αποδεικνύουν ότι προέρχονται από «αποκρυβείσες πωλήσεις», θεωρούνται απλώς αποθέματα πωληθέντα και η αξία τους προστίθεται στα φορολογητέα έσοδα.
-    Εάν υπάρχουν στοιχεία που να δείχνουν ότι τα ελλείμματα προέρχονται από «αποκρυβείσες πωλήσεις», τότε θεωρείται μη έκδοση παραστατικού στοιχείου που είχε ως αποτέλεσμα την απόκρυψη της συναλλαγής ή μέρους αυτής και εάν η αξία που αποκρύπτεται είναι άνω των 5000 ευρώ, επιβάλλεται πρόστιμο για κάθε παράβαση ίσο με το 40% της αξίας της συναλλαγής ή του μέρους αυτής που αποκρύφτηκε με ελάχιστο ύψος προστίμου στην περίπτωση αυτή το ποσό των 2.500 ευρώ.(N.4174/2013).

Διαφορές απογραφής και ΦΠΑ

Από άποψη ΦΠΑ τα μη φυσιολογικά  ελλείμματα, εφόσον δεν είναι δυνατόν να αιτιολογηθούν, είναι δυνατό να χαρακτηριστούν «ως ανάληψη από υποκείμενο στο φόρο αγαθών της επιχείρησής του για ικανοποίηση αναγκών του ή του προσωπικού επιχείρησής του και γενικά για δωρεάν διάθεση για σκοπούς ξένους ως προς την άσκηση της επιχείρησης» του άρθρου 7 § 2β του Ν. 2859/2000 και να θεωρηθούν ως αυτοπαράδοση αγαθών, οπότε, επί του υπολογιζόμενου κόστους  κτήσεως, των ποσοτήτων των ελλειμμάτων αυτών, πρέπει να υπολογισθεί και να αποδοθεί ο ανάλογος ΦΠΑ στο Δημόσιο.